حددت وزارة التنمية الإدارية والعمل والشؤون الاجتماعية آلية العمل لطلب صرف مكافأة نهاية الخدمة للموظفين المتقاعدين قبل صدور قانون التقاعد .. موضحة أن الآلية تبدأ بتسجيل الطلب إلكترونياً بعد التأكد من أن مقدم الطلب صاحب المعاش أو الورثة.
واشترطت الوزارة أن يكون التقديم من قبل صاحب المعاش، على أن يتم تعبئة النموذج الخاص بطلب صرف المكافأة وإرفاق صورة البطاقة الشخصية .. وكذلك بالنسبة للورثة يتم التقديم من خلال تعبئة النموذج الخاص والتأكد من المرفقات المطلوبة التي تتضمن حصر الورثة وشهادة الوفاة وصورة البطاقة الشخصية ووكالة عن الورثة.
وستقوم الجهة المعنية بدراسة الطلبات وإرسال رسالة نصية في الوقت نفسه للمراجع تبين أنه في حال استحقاق مقدم الطلب للمكافأة سيتم تحويل المبلغ خلال 14 يوم عمل على حسابه المسجل لدى الوزارة، منوهاً بأنه في حالة الورثة سيتم تحويل المبلغ المستحق لإدارة التركات بالهيئة العامة لشؤون القاصرين.
وحسب الآلية، يتم اعتماد الطلب بعد عملية التدقيق وإرسال رسالة نصية بالمبلغ المستحق للمتقاعد أو الورثة، وستقوم الوزارة بإرسال كشوف لوزارة المالية بالمبالغ المستحقة، لتحويل المبلغ المستحق للمتقاعد أو الورثة. وتم تخصيص خط ساخن لخدمة صرف المكافأة 66008669، لتلقي الاستفسارات حول الصرف.
ودعت الوزارة المتقاعدين قبل صدور القانون إلى الإسراع لتسوية مستحقات مكافأة نهاية الخدمة، وتقديم المستندات المطلوبة التي تثبت حقوقهم، حيث أعدت الوزارة استمارة خاصة بصاحب المعاش ليقوم بتعبئتها موجهة لوزارة العمل والشؤون الاجتماعية لتصفية استحقاقه عن فترة عمله منذ تاريخ تعيينه حتى تاريخ الإحالة للتقاعد قبل 2003/3/6.
وشددت على أهمية دقة البيانات التي يتم على ضوئها تحويل المستحقات إلى حسابات المتقاعدين بالبنوك، منوهة بأنه في حالة عدم صحة البيانات المقدمة يتحمل مقدم الطلب المسؤولية القانونية كاملة، وبدورها ستقوم الوزارة بدراسة الطلب والتحقق من صحة البيانات.
وحددت الوزارة استمارتين، الأولى طلب تسوية مستحقات مكافأة نهاية الخدمة لصاحب المعاش والتي يرفق معها صورة من البطاقة الشخصية، والأخرى لطلب تسوية مستحقات مكافأة نهاية خدمة للورثة، والتي تتطلب إرفاق صورة لشهادة الوفاة، وصورة عن حصر الورثة، وصورة من بطاقات الورثة المستحقين، ووكالة عن المستحقين إن وجدت.